會議策劃概述

一個成功高效會議的舉辦，離不開周密完善的策劃。“有備無患，未雨綢繆”，只有充分完整的策劃準(zhǔn)備與徹底靈活的實施執(zhí)行，才能打造一流的會議。而會議策劃最終要通過策劃書的形式反映出來，這就是會議策劃方案。

▲會議策劃知識圖譜

會議策劃的概念

1.策劃的起源

策，在《辭源》中有多個意項。其中有作名詞用的，如“馬鞭”“杖”“簡”“策書”“一種文體”，“占卜用的蓍草”等；作動詞用的有“以鞭擊馬”，后來演化為謀略的意思，這也成為“策”，最重要的意項，也是其用得最多的意思。劃，在《辭源》中主要是“割開”“謀劃”等意思�！安摺迸c“劃”一般聯(lián)系起來作籌劃、謀略、計策、對策等意思解釋。策劃古時也稱策畫，《辭�！贰稘h語大辭典》對其所作解釋主要是出謀劃策之意，故策劃又稱為策略規(guī)劃。策劃一詞的復(fù)興在于日本企劃的風(fēng)行。企劃一詞大約在1965年由日本傳到我國臺灣，20世紀(jì)80年代開始逐漸流行，90年代初由我國臺灣傳到大陸。在美國，策劃一般稱為咨詢，在日本大多使用企劃，在中國企劃與策劃并用。

策劃，就其廣義而言，是社會組織和個人對未來活動進(jìn)行的計劃、打算、籌劃、謀劃，是制定計謀和辦法的過程，是對某一項活動或行動的方向、目標(biāo)、內(nèi)容、程序等進(jìn)行全面和周祥的預(yù)先安排和設(shè)計。

策劃不等同于人們常說的點子，它具有以下個性。首先，策劃是一門思維的科學(xué)。要求定位準(zhǔn)確、審時度勢、把握主觀與客觀，辯證、客觀、發(fā)散、動態(tài)地把握各種資源。其次，策劃是一門設(shè)計的科學(xué)。必須根據(jù)企業(yè)或甲方的需求來設(shè)計項目，策劃的目標(biāo)即衡量一個項目是否成功，要看它是否“出成果、出機(jī)制、出人才、出品牌”。最后，策劃是一門監(jiān)理的科學(xué)。即要在事先設(shè)計好的前提下對策劃項目運營過程實施監(jiān)督與管理。

綜上所述，策劃即思維主題運用知識能力，圍繞一個中心（特定目標(biāo)）來全面構(gòu)思、設(shè)計、選擇合理可行的行動方法。完整的策劃是一個節(jié)奏分明、籌謀獻(xiàn)策、提前規(guī)劃的周全計劃。

2.廣義的概念

會議策劃是對會議進(jìn)行管理和決策的一種程序，它是一種對會議活動的進(jìn)程以及會議活動的總體戰(zhàn)略進(jìn)行前瞻性的規(guī)劃活動。它是在會議活動開始的最初階段就要進(jìn)行的，有時甚至要貫穿于會議活動始終的一種優(yōu)先的、提前的、指導(dǎo)的活動。

3.狹義的概念

會議策劃是指會議召開之前，會議的主辦者或是承辦者根據(jù)會議目標(biāo)，對一個具體會議的形式、會議的規(guī)模、會議的地點、會議的時間、會場的布置、會議的議程、組織參會人員、合理安排會間活動、會議的財務(wù)開支等做出構(gòu)想和設(shè)計，形成系統(tǒng)、完整的會議活動方案。

總的來說，會議策劃是指為了使會議取得預(yù)期目的，而進(jìn)行構(gòu)思、設(shè)計，選擇出合理可行的方案過程。

▲會議策劃案例

會議策劃的特點

1.目的性（針對性）

既然會議本身就是“因事而（集）會、因事而議”。那么，為會議而做的會議策劃自然要根據(jù)會議目的、針對會議目標(biāo)而展開策劃活動。明確會議活動應(yīng)達(dá)到什么目的，它是針對什么問題而舉辦的會議。

2.預(yù)側(cè)性

策劃具有前瞻性、預(yù)測性，策劃是人們在一定思考以及調(diào)查的基礎(chǔ)之上進(jìn)行的科學(xué)的預(yù)測，因此具有一定的預(yù)測性。

3.系統(tǒng)性

系統(tǒng)性表現(xiàn)在策劃時要針對會議的各個方面、各個環(huán)節(jié)進(jìn)行權(quán)衡，通過權(quán)衡，使參會者實現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)。

4.可行性

可行性是指會議策劃方案在現(xiàn)實中要切實可行。分析論證策劃方案的可行性，主要圍繞策劃的目標(biāo)定位、實施方案以及經(jīng)濟(jì)效益等方面進(jìn)行。

5.變異性

市場永遠(yuǎn)是千變?nèi)f化的，會議策劃也必須充分考慮到市場的變化。變異性強(qiáng)調(diào)對市場環(huán)境的適應(yīng)性，它是為了更有效地實現(xiàn)既定的戰(zhàn)略目標(biāo)。

▲會議執(zhí)行現(xiàn)場實拍

會議策劃的要素

一份完整的會議策劃基本包括會議策劃目標(biāo)、策劃主體、策劃對象、策劃依據(jù)、策劃方案、策劃效果評估等核心要素。

1.策劃目標(biāo)

會議策劃的核心要素之一是會議策劃的目標(biāo)。策劃目標(biāo)可以是單一目標(biāo)，也可以是復(fù)合目標(biāo)。單一目標(biāo)是指會議策劃中的具體策略問題，如會議主題、會議名稱、會議宣傳推廣、參會者邀請等；復(fù)合目標(biāo)是指策劃方案涉及兩個或兩個以上的活動目標(biāo)，如市場占有率、銷售利潤率，或同時對價格、渠道、促銷等各項活動的預(yù)定目標(biāo)進(jìn)行策劃。

2.策劃主體

策劃主體是指進(jìn)行創(chuàng)意、規(guī)劃、提出策劃方案的會議組織機(jī)構(gòu)，在會議項目中起著“智囊”的作用。策劃主體可以是個人，也可以是某一機(jī)構(gòu)、組織。由于策劃是一種高智力密集型的創(chuàng)造性活動，因而對策劃主體有著特殊的知識、文化、能力素質(zhì)的要求，會議策劃活動策劃主體的素質(zhì)直接影響著會議成果的質(zhì)量水平。

3.策劃對象

策劃對象既可以是某項整體會議活動，也可以是會議諸要素中某一要素（如會議時間策劃、會議地點策劃等）。

4.策劃依據(jù)

策劃依據(jù)既包括策劃者的知識結(jié)構(gòu)、信息儲存以及有關(guān)策劃對象的專業(yè)信息，也包括會議項目立項的主客觀條件。會議策劃要順利進(jìn)行，會議組織機(jī)構(gòu)必須獲取大量一手材料，掌握相關(guān)信息。會議策劃主體應(yīng)根據(jù)策劃目標(biāo)的要求，收集、整理與策劃目標(biāo)有關(guān)的各種信息，包括會議項目內(nèi)部可控信息和不可控的環(huán)境信息、參會者需求信息和競爭對手信息等。

5.策劃方案

策劃方案是策劃者為實現(xiàn)策劃目標(biāo)，是針對策劃對象而設(shè)計創(chuàng)意的一套策略、方法和步驟。

6.策劃效果評估

策劃效果評估是對實施策劃方案可能產(chǎn)生的效果進(jìn)行預(yù)先的判斷和評估。在會議策劃中，效果評估可以是一項會議活動的終點，也是起點，它為以后的會議項目策劃提供決策依據(jù)，也為會議的品牌成長提供可參考的依據(jù)。

以上所述的會議策劃諸要素之間是一個相互影響、相互制約的體系，要構(gòu)建好一個完整的系統(tǒng)工程，還需要會議組織機(jī)構(gòu)及其它利益主體的默契配合、高效運作。

會議策劃的內(nèi)容

會議策劃是做什么的？會議策劃的內(nèi)容包含確定會議目標(biāo)和主題（why），確定會議規(guī)模（who），確定會議形式（what），確定會議時間（when），確定會議地點（where），確定會議議程（how），確定會議預(yù)算（budget），確定會務(wù)工作（others），即“5W、1H、1B、1O”。

1.確定會議目標(biāo)和主題

即為什么開會？會議的目標(biāo)是什么？會議的主題是什么？會議的目標(biāo)是會議組織者的期望所在，是會議所要完成的具體任務(wù)。召開會議就是為了達(dá)到某種目的或完成某個任務(wù)。確定會議目標(biāo)、明確會議主題，就是要解決為什么開會這一基本問題。只有目標(biāo)清晰、任務(wù)明確，會議才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。

2.確定會議規(guī)模

主要指參會的人都是“誰”，會議組織者希望哪些人來參會。對于會議組織者而言，通常在策劃會議時首先要考慮確定會議目標(biāo)和主題，然后就要確定參會者。參會者是會議策劃的重要內(nèi)容，包括“誰來開會”和“多少人參加”（參會者數(shù)量決定會議規(guī)模）。根據(jù)會議內(nèi)容，考慮是否邀請不同類型的嘉賓，如政府官員、行業(yè)主管或中外專家學(xué)者等，這些人員的參加有助于提升會議的級別和層次。

3.確定會議形式

一般來講，各種形式的會議有自己的模式和程序。會議性質(zhì)、會議目的以及參會人員身份決定了會議的形式。

首先，不同性質(zhì)的會議，應(yīng)采取不同的會議形式。如法定性會議、決策性會議，這種會議嚴(yán)肅而莊重，一般采取程序嚴(yán)格、場面莊重的會議形式。其次，會議形式取決于會議目的。作出決策的會議，要采取便于議決事項的程序化強(qiáng)的方式，征詢研討的會議，采用便于發(fā)表意見、可以充分討論、開放的形式；宣傳數(shù)育的會議，考慮采用增強(qiáng)宜傳效果的方式，傳達(dá)精神的會議，則要考慮擴(kuò)大傳達(dá)面的形式。最后，參會人員身份不同，可以采取不同的會議方式。較高層級的領(lǐng)導(dǎo)人會議，要采取便于集中、就地召開的形式，不同單位、不同系統(tǒng)人員參加的會議，應(yīng)采取座談、會商的形式進(jìn)行。

4.確定會議時間

會議時間主要包括會議召開時間及會期長短兩方面。會議時間依照會議類型有所不同，一般情況下，2-3天的會議最為常見，極少數(shù)會議會期為1天或超過5天以上。一般情況下，8：30-11：30，15：00-17：30是人們精力最旺盛、思維能力及記憶力最佳的時機(jī)。要注意將全體會議安排在上午、下午分組討論，晚上則安排一些文娛活動。

同時，會期確定也同樣重要。會期確定原則包括：依實際需要定，要考慮議程能否完成；參會者能否充分表達(dá)意見；是否留機(jī)動時間；在滿足需要的前提下，合理壓縮會議時間。

5.確定會議地點

會議地點的重要性不容置疑，一般情況下，會議組織者將直接參與會議選址工作，也可以交由第三方會務(wù)公司完成。會議地點的確立，主要包括了會議空間策劃，即在何地開會，并按會議主題、規(guī)模等要素選擇合適的地方和場所。會議選址要根據(jù)會議規(guī)模、檔次、參會人員身份，并結(jié)合會議內(nèi)容來考慮，也可以根據(jù)會議對周邊環(huán)境的要求，確定具體舉辦地點。

6.確定會議議程

議程，是會議所要通過文件解決問題的概略安排，用簡練文字逐項寫出即可。顧名思義，議程即是會議的程序表，它所涵蓋的除了足以實現(xiàn)會議目標(biāo)的各種議案，如主題規(guī)則等之外，還包括發(fā)言人姓名、會議時間及地點等項目。一般來講，不同形式的會議，議程不一樣，要根據(jù)具體會議而定。例如，工作研討會的議程大致可以包括：（1）會議主持人開場白，介紹會議的目的；（2）主要領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言；（3）參會者自由發(fā)言、討論問題等。年會的議程一般包括：（1）主持人致開場白；（2）領(lǐng)導(dǎo)演講，做年度總結(jié)報告和戰(zhàn)略規(guī)劃；（3）表彰大會；（4）文藝表演，節(jié)目表演、抽獎、游戲等；（5）年會晚宴；（6）與會人員大合影。而一些大型會議的議程通常為：（1）開幕式，致歡迎辭；（2）領(lǐng)導(dǎo)講話；（3）嘉賓演講；（4）閉幕式，閉幕致謝等。

▲會議主持人致開場白

7.確定會議預(yù)算

會議的成本預(yù)算策劃，一般包括顯性成本、隱性成本兩個部分。

（1）顯性成本

顯性成本即會議明顯的耗費，如場地費、設(shè)備租賃費、住宿費、餐飲費、服務(wù)費、雜費等。

（2）隱性成本

隱性成本即參會者因參加會議而損失的勞動價值，一般是不為人所關(guān)注的成本。例如，會議服務(wù)人員籌備時間，參會人員的路途時間等。

8.確定會務(wù)工作

在會前要成立會議籌備組，具體處理會務(wù)工作。會務(wù)工作分為會前準(zhǔn)備、會中協(xié)調(diào)、會后結(jié)束工作。會前工作包括了設(shè)計并安排好會場、會場布置、調(diào)試音響設(shè)備、準(zhǔn)備所需文件材料、做好參會者的接洽工作等；會中工作包括會議簽到、會議記錄、會議服務(wù)等；會后工作包括整理會議資料、檢查會場等。

（文章作者：鄧興）